Verstehen
Wir betrachten Ihren realen Anfrage- und Angebotsprozess samt Ausgangszahlen.
Anfrage-zu-Auftrag-Automatisierung
Kundenanfragen kommen unstrukturiert. Ihre Bearbeitung muss es nicht sein.
Flowka liest E-Mails, Formulare, Sprachnachrichten, Fotos und Dokumente aus, erkennt relevante Informationen und übergibt sie strukturiert an CRM, Angebot oder Auftragsbearbeitung.
E-Mail, Formulare, Fotos, PDFs und SprachnachrichtenÜbergabe an CRM, Angebot oder AuftragsbearbeitungEin klarer Pilot statt eines Software-Großprojekts
Beispiel: neue Anfrage
Eingang
3 Fotos, Sprachnachricht und eine kurze E-Mail
Erkannt
Adresse, Anliegen, Dringlichkeit
Fehlt noch
Maße und Wunschtermin
Nächster Schritt
CRM-Vorgang & Rückfrageentwurf
Der Engpass vor dem Angebot
Nicht die Anfrage ist das Problem. Sondern alles, was danach manuell passieren muss.
Genau dort verliert ein Betrieb Reaktionszeit, Übersicht und Kapazität. Flowka strukturiert diesen Abschnitt, ohne funktionierende Systeme ersetzen zu müssen.
Informationen kommen unvollständig an
Fotos, PDFs, Sprachnachrichten und knappe E-Mails enthalten oft nicht alles, was für Angebot oder Termin nötig ist.
Das Team sucht Informationen zusammen
Der Zusammenhang zwischen Postfach, Messenger, Excel und bestehender Software muss immer wieder manuell hergestellt werden.
Wertvolle Anfragen warten zu lange
Wenn Zuständigkeit, Rückfrage und Übergabe nicht klar sind, verzögern sich Angebot und nächster Schritt.
Das Rundum-System
Ein durchgängiger Ablauf statt einzelner Automationen.
Drei verbundene Module decken die umsatzkritische Strecke von der Anfrage bis zum Auftrag ab. Der Einstieg beginnt beim größten Engpass — erweitert wird erst, wenn der Nutzen belegt ist.
Modul 01
Anfrage erfassen und qualifizieren
- E-Mails, Formulare, Sprachnachrichten, Fotos und PDFs erfassen
- Relevante Angaben erkennen und strukturieren
- Fehlende Informationen markieren und Rückfragen vorbereiten
- Vorgang mit Priorität und Zuständigkeit anlegen
Niemand muss jede Anfrage erneut lesen, abtippen, sortieren und von Hand übertragen.
Modul 02
Angebot vorbereiten und beschleunigen
- Vorhandene Kunden- und Projektdaten übernehmen
- Anhänge, Maße und technische Angaben zuordnen
- Passende Positionen und Textbausteine vorschlagen
- Interne Prüfung und Freigabe organisieren
Angebote entstehen aus bereits strukturierten Informationen und werden schneller versandfertig.
Modul 03
Nachfassen und zum Auftrag führen
- Versendete Angebote und offene Anfragen überwachen
- Fällige Nachfassaktionen sichtbar machen
- Personalisierte Nachrichtenentwürfe vorbereiten
- Gewonnene Aufträge sauber übergeben
Gute Angebote geraten nicht in Vergessenheit und jeder Vorgang hat einen klaren nächsten Schritt.
Kritische Inhalte wie Preise oder Zusagen erstellt das System nie autonom — an den entscheidenden Stellen prüfen und geben Ihre Mitarbeitenden frei.
Live-Demo
So wird aus einer Sprachnachricht ein bearbeitbarer Vorgang.
Kein Mockup — das System läuft und lässt sich direkt ausprobieren. Der Ablauf in fünf Schritten:
01
Eingang
Eine Sprachnachricht und drei Fotos gehen ein.
02
Transkript
Die Nachricht wird automatisch transkribiert.
03
Erkannt
Kundendaten, Anliegen und Dringlichkeit werden erkannt.
04
Fehlt noch
Fehlende Angaben werden markiert, Rückfragen vorbereitet.
05
Übergabe
CRM-Vorgang und Antwortentwurf stehen bereit.
Die Demo zeigt den ersten Teil des Systems. Im Kundenprojekt kann der Ablauf bis zur Angebotsvorbereitung, Nachverfolgung und Auftragsübergabe erweitert werden.
Demo ansehenPragmatisch statt maximal
Ein guter Anfrage-Pilot beginnt mit einem klaren wirtschaftlichen Ziel.
Manchmal reicht eine bessere Übergabe. Manchmal braucht es eine Schnittstelle oder ein kleines internes Tool. Entscheidend ist, dass Ihr Team Anfragen schneller und vollständiger in den nächsten Schritt bringt.
Oliver Rösch, Gründer von Flowka
Erst vereinfachen, dann automatisieren
Ein schlechter Prozess wird durch Technik nur schneller schlecht. Deshalb klären wir zuerst, welche Schritte wirklich nötig sind.
Bestehende Systeme weiter nutzen
Was gut funktioniert, bleibt. Neue Bausteine verbinden und ergänzen den vorhandenen Stack, statt alles auszutauschen.
Mit einer wertvollen Etappe starten
Jeder Projektschritt liefert ein nutzbares Ergebnis. So bleiben Aufwand, Nutzen und nächste Entscheidung transparent.
Der Flowka Anfrage-Pilot
Mit dem teuersten Engpass beginnen.
Wir identifizieren den teuersten Engpass zwischen Anfrage und Auftrag und automatisieren ihn in einem klar begrenzten Pilotprojekt.
Engpass wählen
Gemeinsam wählen wir den wirtschaftlich wichtigsten Engpass aus.
Pilot umsetzen
Ein klar begrenzter Pilot wird zum Festpreis umgesetzt — kein offenes Großprojekt.
Mit echten Vorgängen testen
Das System läuft an realen Anfragen, mit Freigaben an den entscheidenden Stellen.
Messen und erweitern
Vier Wochen Optimierung nach Livegang. Erweitert wird erst, wenn der Nutzen belegt ist.
Festpreis-Rahmen
5.900 – 9.900 € netto
Klar definierter Pilotumfang mit Meilensteinen, Einführung, Dokumentation und vier Wochen Optimierung nach Inbetriebnahme.
Wirtschaftlicher Nutzen
Rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen.
Keine erfundenen Prozentwerte — Sie geben Ihre Werte ein, das Ergebnis ist ein Szenario auf Basis Ihrer Angaben.
Ihr Szenario
Manuelle Prozesskosten
~900 € pro Monat
Auftragsvolumen ohne Nachfassen
~8.000 € pro Monat
Szenario auf Basis Ihrer Eingaben — keine Garantie und kein Ergebnisversprechen. Welche Werte realistisch sind, prüfen wir gemeinsam an Ihrem echten Prozess.
Anfrageprozess-Check
Wo verlieren Sie zwischen Anfrage und Angebot Zeit oder Aufträge?
Der Flowka-Check verbindet Ihre Angaben mit einer Analyse Ihrer Website. Sie erhalten eine persönliche Anfrageprozess-Analyse mit einer klaren Empfehlung für den sinnvollsten ersten Pilot.
- Anfragekanäle und Medienbrüche
- Reaktionszeit- und Vollständigkeitsrisiken
- Manuelle Übergaben an CRM oder Angebot
- Empfehlung für einen klaren Anfrage-Pilot
Dauert etwa 3 Minuten. Kostenlos und unverbindlich.
Flowka
Executive Report
Anfrageprozess-Analyse
Muster GmbH · 14. Juli 2026
4-8
Std. pro Woche Potenzial
Anfrageprozess
74 / 100
Pilot 01
Anfragen automatisch strukturieren
Vollständig ins CRM und in die Angebotsvorbereitung übergeben.
Wer den Pilot umsetzt
Sie sprechen mit dem Menschen, der die Lösung versteht und baut.
Ihr Pilot wird direkt von Oliver Rösch konzipiert und technisch umgesetzt. Sie sprechen nicht mit einem Vertrieb, der das Projekt anschließend an ein unbekanntes Team weiterreicht.
Dahinter steht Erfahrung mit vollständigen Webanwendungen, CRM- und Dashboard-Systemen, Schnittstellen sowie KI-gestützter Dokument- und Anfrageverarbeitung — inklusive Betrieb, Hosting und Weiterentwicklung. Und ein kontrollierbares Kaufrisiko:
- Festpreis für einen klar definierten Pilotumfang
- Definierte Meilensteine und Zugriff auf Zwischenergebnisse
- Menschliche Freigabe vor kritischen Aktionen
- Kein Zwang, vorhandene Systeme auszutauschen
- Erweiterung erst nach validiertem Pilot
Fragen und Antworten
Was vor dem ersten Anfrage-Pilot wichtig ist.
Müssen wir unser vorhandenes CRM ersetzen?
Nein. Flowka verbindet Ihr bestehendes CRM und schließt die Lücken davor, daneben oder danach. Ein Austausch ist nur dann Thema, wenn die heutige Lösung selbst das Hindernis ist.
Funktioniert das auch mit unserer Branchensoftware?
In den meisten Fällen ja. Flowka arbeitet um bestehende Systeme herum: Anfragen erfassen, Daten strukturieren und die Branchensoftware sauber befüllen — statt sie zu ersetzen.
Entscheidet die KI automatisch über Angebote oder Kunden?
Nein. Das System erkennt, strukturiert und bereitet vor. Preise, Zusagen und kaufentscheidende Kommunikation werden von Ihren Mitarbeitenden geprüft und freigegeben.
Wie wird mit sensiblen Daten umgegangen?
Datenflüsse werden vor Projektstart dokumentiert, der Zugriff wird über Rollen geregelt, und es wird nur verarbeitet, was für den Ablauf nötig ist. Details klären wir transparent in der Analyse.
Was passiert, wenn Informationen fehlen oder unsicher sind?
Genau dafür ist das System gebaut: Fehlende Angaben werden markiert und passende Rückfragen vorbereitet, statt dass unvollständige Vorgänge ungeprüft weiterlaufen.
Wie lange dauert ein Anfrage-Pilot?
Der Pilot ist bewusst begrenzt: ein konkreter Anfrageweg, umgesetzt in wenigen Wochen, danach vier Wochen Optimierung im laufenden Betrieb.
Ist das nur für große Unternehmen sinnvoll?
Nein. Am meisten profitieren Betriebe ab etwa 10 Mitarbeitenden, bei denen mehrere Personen Anfragen und Angebote bearbeiten und Einzelaufträge wirtschaftlich relevant sind.
Was kostet ein Projekt?
Der Anfrage-Pilot liegt als klar begrenztes Festpreisprojekt zwischen 5.900 und 9.900 Euro netto. Ob sich das rechnet, prüfen wir vorab anhand Ihrer Anfragezahlen und Auftragswerte.
Was passiert nach dem Pilot?
Erst wird gemessen. Wenn der Nutzen belegt ist, sind weitere Kanäle, tiefere CRM-Integration, der vollständige Angebotsprozess oder Nachfass-Automatisierung mögliche Ausbaustufen — Schritt für Schritt.
Nächster Schritt
Keine wertvolle Anfrage sollte zwischen Postfach, Excel und CRM verloren gehen.
Prüfen Sie Ihren Anfrageprozess kostenlos oder sprechen Sie direkt über einen konkreten Anfrage-Pilot.